Infinity DMS – Zucchetti

Ogni azienda, e più in generale ogni struttura organizzata, possiede, riceve e invia nel tempo volumi crescenti di dati e documenti.

Le diverse fonti di provenienza, così come gli eterogenei formati cartacei ed elettronici, formano un continuo ricevere, comunicare, scambiare, distribuire

La mole di dati che ne deriva troppo spesso non viene gestita in maniera organizzata, razionale e accessibile, rendendone difficile la fruizione con impatto negativo sul tempo e il costo del lavoro.

Per ovviare a questo problema nasce Infinity DMS – la soluzione per la completa gestione dei documenti – che consente di gestire articolati processi documentali.

La soluzione è utilizzabile via Internet/Intranet, quindi accessibile sempre e ovunque e consente di semplificare i tempi di reperimento delle informazioni, abbattere i costi legati al cartaceo e di organizzare in maniera efficiente i processi di creazione, condivisione e distribuzione dei documenti.

La soluzione ti garantisce:

  • La completa dematerializzazione dei flussi documentali.
  • Un’organizzazione ottimale dei processi informativi e distributivi.
  • La totale tracciabilità e reperibilità dei documenti.
  • L’accessibilità illimitata dei documenti in totale sicurezza.
  • La riduzione dei costi.

Ricezione e acquisizione

Infinity DMS consente di acquisire e archiviare file e documenti in qualsiasi formato.

L’acquisizione può avvenire per singolo documento, attraverso funzioni di upload o scannerizzazione dei documenti cartacei, o in maniera massiva.

Successivamente è possibile provvedere alla classificazione tramite apposite funzioni. 

E’ presente un pannello di importazione documenti che, con una logica semaforica, consente all’utente di monitorare l’esito delle importazioni grazie all’ausilio della gestione stati del documento: provvisorio o definitivo.

Pannello importazione documenti

È possibile creare e parametrizzare apposite sorgenti di acquisizioni che provvedono, anche in modalità automatica e schedulata, a importare documenti da file system, area ftp o da messaggi di posta elettronica.

Scenario integrazione

Classificazione

Contemporaneamente all’acquisizione, potrà avvenire anche la classificazione manuale o automatica:

  • Sfruttando le librerie di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) presenti nelle immagini;
  • Tramite l’utilizzo di codici a barre apposti sul cartaceo da acquisire
  • Tramite file descrittori, ovvero file in formato xml contenenti le informazioni necessarie alla classificazione.

Con Infinity DMS ogni documento archiviato viene classificato in base a specifiche ‘classi documentali’ liberamente create e gestite dall’utente.

E’ disponibile un’apposita interfaccia che permette di preparare dei modelli per rendere automatica la classificazione di documenti mediante il riconoscimento del contenuto in zone definite (zone testuali o a riconoscimento OCR).

Oppure tramite il riconoscimento di appositi Barcode:

Scenario integrazione

All’interno del motore di acquisizione documenti sono archiviate le librerie ZXing (“zebra crossing”), multi formato 1D/2D, le quali permettono di gestire diverse tipologie di codici a barre.
Ciò consente di tracciare sui documenti PDF di qualsiasi formato (testuali o immagini) i diversi barcode attualmente disponibili sul mercato: Barcode Code 39 o 128, Barcode QR Code, Barcode Data Matrix.

Nei profili di acquisizione associati al modello possono essere indicate le regole di validazione e riconoscimento, nonché le regole di valorizzazione degli attributi legati alla classe ed eventualmente anche i campi che costituiranno l’anagrafica azienda o rapporto.

In alternativa al riconoscimento zone o barcode, è disponibile la classificazione mediante file descrittore in formato xml (il file deve essere prodotto dall’applicazione che produce il documento da acquisire).

Tramite il file descrittore viene valorizzata la classe documentale e i relativi attributi, dando la possibilità di creare, contestualmente al documento, anche un contatto e rapporto o, più in generale, qualunque dato di qualsiasi entità.

Ricordiamo che il file descrittore è un file in formato “.xml” con stesso nome, estensione compresa, del file che vogliamo importare e classificare (esempio: Fattura.pdf e Fattura.pdf.xml). 

Dopo l’operazione di classificazione, accedendo alle proprietà del documento, è possibile prendere visione della valorizzazione dei dati di classificazione:

Classificazione documento acquisito e della relativa Anteprima (in particolare della parte di testata)

Scheda cliente

La definizione di vari livelli di sicurezza per i contenitori logici (cartelle) garantisce il rispetto della riservatezza e permette di determinare l’insieme di persone/gruppi abilitati all’accesso con la comparsa di notifiche al compimento di determinate azioni.

È inoltre possibile criptare i documenti archiviati sul server, aumentando ulteriormente il livello di riservatezza e sicurezza.

I documenti archiviati possono essere “collegati” fra loro rendendo, in fase di ricerca, visibile la relazione fra gli stessi (fatture, mail, bolle, ordini).

Analogamente ai faldoni cartacei, Infinity DMS consente di accorpare i documenti archiviati all’interno di pratiche documentali.

La pratica consente di legare fra loro documenti appartenenti a differenti classi documentali.

Protocollazione

L’acquisizione può avvenire anche tramite un’apposita funzionalità per la protocollazione dei documenti in ingresso/uscita che, oltre ad attribuire una numerazione progressiva, consente di “inviare” direttamente sulla scrivania elettronica (MyDesk) di uno o più utenti il documento inviato/ricevuto.

La funzione di Protocollazione, oltre a consentire di redigere il registro di protocollo, permette una semplice e veloce distribuzione dei documenti in arrivo/partenza, riducendo drasticamente i tempi di condivisione e collaborazione.

Versioni e Revisioni

Una potente gestione delle versioni dei documenti archiviati consente di conservare l’evoluzione delle modifiche a un documento nel tempo, rendendole reperibili a qualsiasi stadio della sua evoluzione.

È possibile, mediante il componente Infinity Connect, effettuare modifiche al documento archiviato on-line e facilitare l’archiviazione dei documenti off-line. Il componente consente la sincronizzazione tra i documenti in locale e il server DMS.

Check In/Out

La funzionalità di Check In/Check Out permette di gestire la simultaneità d’accesso allo stesso documento da parte di più utenti.

La funzione evita che si generino conflitti sul documento in lavorazione, inibendo ad altri utenti la variazione contemporanea del documento già in fase di modifica.

Se autorizzato dall’utente che ha effettuato la presa in carico, l’altro utilizzatore può comunque accedere al documento in sola lettura.

Ricerca

Determinate funzioni avanzate permettono la ricerca dei documenti archiviati per:

  • Contenitore logico di appartenenza (cartella);
  • Attributi e metadati, descrizione;
  • Classi documentali, parole chiave, autore ecc.;
  • Relazioni con altre entità dell’applicazione (clienti, fornitori, prodotti ecc.);
  • Libera ricerca nel contenuto dei documenti;
  • Classe documentale.

Condivisione

La condivisione di documenti archiviati avviene in diverse modalità, fra cui l’accesso a cartelle condivise, opportunamente profilate e controllate, o la messa in evidenza sulla MyDesk utente di determinate categorie di documenti che necessitano di opportune azioni.

Attraverso il Business Process Management, l’utente partecipa a processi che facilitano la collaborazione e la condivisione dei documenti.

La condivisione è disponibile anche per utenti esterni (clienti, fornitori o agenti), i quali avranno modo di prendere visione di tutta la documentazione a loro correlata (ordini, fatture, estratti conto, provvigioni ecc.), semplicemente accedendo alla Mydesk opportunamente configurata.

My desk

Distribuzione

Infinity DMS gestisce i documenti in lavorazione assegnandoli a specifici gruppi di utenti e controllandone lo stato di completamento. I modi per mettere a disposizione o distribuire i documenti a utenti interni o esterni all’azienda sono molteplici:

  • Direttamente sulla scrivania virtuale di lavoro dell’utente (MyDesk);
  • Tramite sistemi di notifiche automatiche (via e-mail o SMS);
  • Mediante liste automatiche di distribuzione;
  • Mediante protocollazione e contemporanea distribuzione del documento ricevuto.

Automatizzazione dell’inserimento/aggiornamento dei documenti

Tra le esigenze più sentite nell’area DMS vi è quella di prevedere una modalità di inserimento e aggiornamento dei documenti più rapida e fruibile senza dover, ogni qualvolta si crei/modifichi un documento, eseguire l’operazione di upload manuale.

Infinity Connect è un’applicazione di supporto, da installare su personal computer, che risponde a questa necessità e consente di:

  • Gestire il profilo di accesso: per consentire la creazione di un profilo di accesso e permettere ad un utente di accedere all’installazione di Infinity Project.
  • Integrare l’archivio documenti e DMS: per semplificare la creazione e la modifica di un documento presente nel Document Management System. L’utente, tramite questa applicazione, può eseguire l’accesso al portale, creare o scaricare un documento e modificarlo direttamente sul proprio personal computer. Al termine, può indicare la classe documentale ed eventualmente il percorso logico di memorizzazione. I documenti così modificati o creati possono essere trasferiti al portale in modo automatico e massivo.

Integrazioni

È perfettamente integrato con i seguenti software:

  • Ad hoc infinity Gestionale ERP
  • Infinity portal per la creazione di portali enterprise B2B, B2C
  • Extended Document Server consente di archiviare grandi quantità di dati e documenti che possono essere divisi localmente o in remoto.
  • Sostitutiva Infinity per effettuare la Conservazione Digitale dei documenti a norma di legge
  • Infinity BPM per facilitare l’accesso alle funzioni applicative e l’esecuzione dei processi aziendali
  • CRM Pre-Vendita (Marketing – Sales)
  • CRM Post-Vendita (Support – Ticket)
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