Infinity Application Framework – Zucchetti | Funzionalità

Client di posta elettronica

Infinity Application Framework offre ai propri utenti la possibilità di gestire, da un unico pannello, tutti i propri account di posta aziendali, anche condivisi con altri utenti o personali.

Vengono supportati Server di Posta che espongono i protocolli POP3 o IMAP (consigliato) per la ricezione eSMTP per l’invio.

Un processo schedulato si occupa di accedere a intervalli regolari al mail-server per consultare il contenuto delle caselle e-mail.

Il protocollo IMAP (Internet Message Access Protocol o Interactive Mail Access Protocol) garantisce una sincronizzazione nella lettura, cancellazione dei messaggi, rendendolo di fatto più potente e flessibile.

Il protocollo POP3 (Post Office Protocol) si limita a scaricare i messaggi, provvedendo opzionalmente a lasciarne una copia su server, ma non sincronizza lo stato dei messaggi.

Esempio di configurazione client di posta per tutti gli account dell’utente

Per la creazione di messaggi, in Infinity Application Framework è presente un editor HTML integrato che permette un’avanzata editazione del testo e la configurazione di una o più firme elettroniche da allegare ai messaggi, inclusa la possibilità di inserire immagini sia come link, sia inline, ovvero integrate nel testo.

Esempio di redazione e-mail tramite editor di testo HTML

Qualora l’utente sia in possesso anche del modulo DMS, è possibile classificare/targettizzare un messaggio, archiviarlo all’interno dell’archivio documenti, visualizzarlo nelle schede opportune (es. contatti, clienti ecc.).

Attraverso la definizione di opportune regole configurabili dall’utente, è possibile automatizzare lo smistamento, la classificazione e l’archiviazione della mail.

Si può, ad esempio, gestire in maniera automatica eventuali associazioni dei messaggi in entrata e in uscita con clienti o aziende censite all’interno di Infinity, così come classificare e filtrare automaticamente i messaggi in base a regole (condizioni e azioni) definite dall’utente.

Esempio di definizione regole di elaborazione e-mail in ingresso

Sono supportate anche la gestione dello spam e delle notifiche di lettura. Un set di icone specifiche aiutano l’utente a comprendere a colpo d’occhio la tipologia di messaggio: se si tratta di mail con allegati, di posta certificata, di file d’inoltro, di documento archiviato nel DMS ecc.

Elenco e-mail in un account di posta configurato

Nel Client di Posta di Infinity Application Framework, l’integrazione delle Posta con l’Agenda permette, a seguito della ricezione di un invito contenuto in un file ICS ricevuto in allegato ad un messaggio di posta elettronica, di generare appuntamenti nei calendari dei destinatari dell’e-mail stessa.

Funzionalità collaborative

L’area collaborativa di Infinity Application Framework presenta una serie di strumenti che favoriscono la comunicazione e l’interazione tra tutti gli utenti dell’azienda, interni ed esterni

L’ambito collaborativo offre una funzione di archivio logico, strutturato a cartelle, con possibilità di indicare per ogni azienda o rapporto (cliente, fornitore ecc.) la cartella specifica nella quale far confluire tutta la documentazione relativa alla posizione specifica, in modo da poterla rendere disponibile all’azienda già nel momento di emissione del documento stesso.

Esempio di gestione cartella documenti per cliente

L’ambiente documentale di Infinity Application Framework, rendendo disponibili e accessibili anche su WEB documenti di qualsiasi tipo e natura in un ambiente condiviso e profilato, rappresenta l’evoluzione naturale della propria rete aziendale.

Gli utenti hanno la possibilità di organizzare i documenti in un file system logico (cartelle e file) e tutti gli utenti, attraverso la MyDesk (area personale riservata all’utente), possono attivare accessi rapidi a specifici folder del file system documentale (come ad esempio “Documenti Personali”, “Fatture”, “Modelli per Qualità” ecc.).

Esempio di mappatura archivio documentale a file system logico

I documenti possono essere resi disponibili nella MyDesk dell’utente. Allo stesso modo, all’utente è data la possibilità di caricare documenti nella “sua” cartella di lavoro. 

Esempio di upload documento tramite drag&drop

Sono inoltre disponibili funzionalità accessorie che permettono di: creare dei documenti online mediante un editor HTML integrato; gestire le diverse versioni di uno stesso documento (versioning); tenere sotto controllo un documento tramite lo stato di check in/out per gestire la simultaneità dell’accesso allo stesso documento da parte di più utenti; gestire i file compressi ecc.

Esempio di gestione documenti a versioning

Grazie poi all’installazione del modulo aggiuntivo DMS (Document Management System), si possono sfruttare informazioni utili alla classificazione dei documenti mediante l’uso di attributi (metadati); associare (relazionare) un documento ad un contatto, cliente, fornitore; sfruttare funzionalità di ricerca, rese estremamente efficienti dalla combinazione di differenti strategie:

  • Ricerca su attributi (prende in considerazione le descrizioni, le categorie, le classi, le parole chiave, l’autore ecc.).
  • Ricerca su relazioni (prende in considerazione le relazioni tra documenti e altre entità dell’applicazione, ad esempio tutti i documenti legati ad una certa azienda, relativi ad un’opportunità commerciale e le immagini di un certo prodotto ecc.).
  • Ricerca per parole o stringhe testuali contenute all’interno del documento stesso. Inoltre, sempre con il modulo aggiuntivo DMS, è possibile sfruttare funzionalità di acquisizione di documenti da Scanner; di protocollazione; di archiviazione su server diversi (EDS) e molto altro.

Agenda

Infinity Application Framework mette a disposizione dei suoi utenti l’Agenda, un ambiente completo di gestione attività e appuntamenti relativi a singoli utenti, gruppi di utenti e alle risorse (mezzi) impiegate.

Per ogni utente e risorsa (mezzi) viene creato automaticamente un calendario nel quale vengono segnate le “occupazioni” temporali. In questo modo è possibile prendere visione a “colpo d’occhio” in un apposito planning delle persone/risorse disponibili per eventuali impegni.

Ogni utente può creare uno o più calendari personali, piuttosto che condivisi con altri utenti.

Un calendario dedicato definisce l’insieme delle festività per consentire una generazione reale delcalendario lavorativo dell’azienda.

Le festività possono essere inserite relativamente a un anno particolare o in modalità generica, in quest’ultimo caso saranno valide per tutti gli anni.  

Attività e appuntamenti possono essere creati coinvolgendo altri partecipanti con gestione delle eventuali “richieste di accettazione” e relative notifiche.

Può essere creato uno specifico target, un cliente, una pratica, piuttosto che una trattativa ecc. e automaticamente l’insieme degli appuntamenti e delle attività risulterà visibile nella scheda del cliente, della pratica, della trattativa ecc.

Visualizzazione in agenda di attività e appuntamenti di tutti i calendari associati all’utente

Forum

Il modulo consente di creare e gestire, in maniera dinamica, dei forum all’interno di Infinity.

Può essere definita “Forum” l’intera struttura informatica all’interno della quale gli utenti discutono su vari argomenti ed interessi comuni, sviluppando un senso di “comunità virtuale”.

I forum vengono utilizzati anche come strumenti di supporto online per vari prodotti, oppure come strumenti di comunicazione e condivisione anche all’interno di aziende, ad esempio per mettere in comunicazione i dipendenti e permettere loro di scambiare/reperire informazioni.

 

I forum di discussione possono essere classificati in categoria; possono essere definiti come accesso pubblico o privato; ogni forum si sviluppa su argomenti di discussione; ogni discussione appartiene ad un argomento; il messaggio è la risposta ad una discussione (una discussione non primaria).

All’interno del forum è possibile definire un Moderatore che rappresenta la figura responsabile dell’approvazione dei contenuti prima o dopo la pubblicazione.

Elenco Forum e relative Categorie – Argomenti

Business Process Management (BPM)

È un modulo permette di monitorare i processi di business, automatizzare un flusso di informazioni o consentire l’integrazione di applicazioni enterprise (EAI).

Disegnando i processi, si stabilisce chi fa che cosa, come e quando, specificando le attività e gli operatori che servono per ciascun passo. Un processo si realizza attingendo ad un insieme di modelli di attività già disponibili, ciascuna delle quali, caratterizzata opportunamente, si evolve sino a divenire esattamente l’attività richiesta per quello specifico passaggio del processo.

Queste operazioni di contestualizzazione delle attività vengono eseguite utilizzando un editor grafico dedicato che consente di operare visualmente e, soprattutto, di lavorare facendo uso di concetti, terminologia ed in generale del linguaggio utilizzato dagli utenti nelle organizzazioni.

Esempio definizione processo

Sincronizzazione Dati

Il modulo di Infinity Application Framework “Sincronizzazione Dati” trova applicazione nei casi in cui si rende necessario mantenere sincronizzati i dati tra più contesti remoti, oppure tra tabelle aziendali dello stesso contesto. Ad esempio, è possibile configurare il modulo in modo che ogni modifica apportata al piano dei conti di un’azienda venga recepita sulla stessa tabella della (o delle) altre aziende.

Pratiche

In Infinity Application Framework la pratica corrisponde a un fascicolo “elettronico” contenente informazioni eterogenee.

All’interno di ogni pratica vengono indicati i referenti (aziende, persone ed eventuali rapporti) e i relativi operatori interni che dovranno gestirne i dati.

Alla pratica è possibile relazionare tutta la documentazione prodotta e ricevuta attraverso il Document Management System (file di testo, immagini, fogli di calcolo ecc.), i messaggi di posta inviati e ricevuti, le attività e gli appuntamenti pianificati.

Ad ogni pratica è inoltre possibile associare uno stato, una categoria e una tipologia.

Scheda pratica

INTEGRAZIONI

Perfettamente integrato con i seguenti software:

  • Infinity portal per la creazione di portali enterprise B2B, B2C
  • Infinity DMS per la completa gestione dei documenti
  • Conservazione Infinity per effettuare la Conservazione Digitale dei documenti a norma di legge
  • CRM Pre-Vendita (Marketing – Sales)
  • CRM Post-Vendita (Support – Ticket)

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