Nel momento in cui nasce una trattiva commerciale è necessario monitorarne ogni fase (attività di prevendita, invio di ipotesi di offerta, analisi della concorrenza ecc.) perché, oltre ad offrire alla forza commerciale un valido strumento per guidare la gestione della trattativa, la memorizzazione di queste informazioni consente all’azienda la realizzazione di stime e previsioni di vendita; analisi dell’efficacia del processo di pre-vendita e di vendita; analisi del ritorno di campagne di marketing e comunicazione; monitoraggio della concorrenza e raccolta di informazioni sul mercato.
In Infinity CRM la trattativa si compone di 3 fasi:
- Lead: sono presenti pochi dati, la trattativa è dunque intestabile e riconducibile anche a semplici nominativi prelevati da banche dati (non conosciuti).
- Potenziale: rappresenta la prima fase concreta della trattativa, avvengono i primi contatti di scrematura, verifica e integrazione dei dati, dopodiché è possibile schedulare a calendario una serie di attività future (invio depliant, telefonate, visite ecc.) e prendere nota della loro esecuzione.
- Opportunità: rappresenta una fase più evoluta della trattativa (in qualsiasi momento la potenziale opportunità può passare a opportunità), vengono messe a disposizione maggiori informazioni e, partendo da quelle raccolte nella fase precedente, è possibile portare a termine positivamente o negativamente la trattativa.
In ogni occasione possono essere visionate tutte le informazioni legate all’opportunità raggruppandole per i diversi classificatori commerciali (settore operativo, mercato, situazione aziendale in termini di fatturato, dipendenti, strumenti della concorrenza utilizzati ecc.).
Le trattative (indipendentemente dalla fase) possono essere assegnate a un nominativo/gruppo di commerciali in modo nominale o tramite regole di assegnazione (es. prodotti di interesse, zona commerciale, valore della trattativa ecc).
Se una trattativa viene chiusa positivamente, le informazioni raccolte in precedenza restano presenti e saranno abbinate al nuovo cliente.
Elenco trattative commerciali
In Infinity CRM le Causali CRM pilotano le azioni di consuntivazione e pianificazione e possono essere di tipo:
- Collaborativo (provvedono ad inserire in agenda appuntamenti ed attività, oppure nel DMS documenti relazionati alla trattativa);
- Causali CRM (provvedono ad eseguire azioni quali l’assegnazione, cambio fase, cambio stato, notifiche ecc.)
- Causali offerta (sono causali più specifiche, in ambito gestionale e/o commerciale che si basano su modelli pdf, odt, doc e che possono essere combinati tra loro con utilizzo dei campi variabili (stampa unione) per realizzare un documento offerta tipicamente commerciale con testata introduttiva, dettagli prelevati da interessi/articoli presenti sull’offerta gestionale e forma di saluto finale.
È disponibile la gestione delle regole di smistamento, cioè di regole di assegnazione e controllo, che consente in modo assolutamente parametrico di configurare regole (condizioni) al verificarsi delle quali saranno automaticamente elaborate alcune azioni (es. di assegnazione, visibilità e cambio stato, nonché di pianificazione attività/appuntamenti in agenda).
La Primanota CRM (log operazioni) consente di tenere traccia di tutte le operazioni effettuate su una trattativa, dalla sua nascita alla sua conclusione.
Da questa gestione sono inoltre consultabili tutte le entità relazionate alla trattativa stessa.
Viene messo a disposizione del commerciale il parco contatti (nominativi, aziende, persone) assegnato all’operatore per poter eseguire non solo trattative commerciali, ma anche semplici azioni collaborative, come ad esempio la pianificazione del proprio giro visite.
Sono disponibili Schede “aggreganti” per la consultazione immediata sia delle informazioni commerciali che di quelle contabili in base al proprio profilo di accesso.
Il commerciale può fare l’offerta in modo tradizionale oppure sfruttare l’area portale, tramite la navigazione su catalogo, e confermare un’offerta intestata che sarà visibile in appositi gadget per la relativa approvazione/gestione.
Grazie ad appositi visualizzatori (gadget) che interrogano le campagne commerciali o le singole opportunità è possibile controllare l’effettivo ROI (Return on investment – indice di redditività del capitale investito) di ogni singola iniziativa pubblicitaria e tenere traccia delle segnalazioni di interesse per prodotti o servizi. É disponibile inoltre l’integrazione con Business Intelligence (Data Mart specializzati).
L’integrazione con il gestionale permette la gestione con i dati anagrafici e i dati contabili.
Come detto sopra, è possibile creare l’offerta commerciale, cioè un vero e proprio documento in formato DOCX o ODT composto potenzialmente da più documenti, sia a contenuto fisso che variabile, contenente tutti i dati estrapolati dall’offerta stessa e dalla trattativa di riferimento per sfruttare il meccanismo della stampa unione con dati variabili.
Il documento finale sarà memorizzato all’interno del DMS ed eventualmente disponibile per una successiva modifica da parte dell’utente.
Esempio modello offerta commerciale con campi variabili
Navigabilità dei dati
Altro aspetto importante in Infinity CRM è che tutte le informazioni commerciali possono essere visualizzate e gestite dai commerciali in base alla propria posizione nella struttura organizzativa della Forza Vendita, consentendo a chi appartiene a gruppi gerarchicamente più alti, o se impostato come responsabile di gruppo, di consultare le trattative assegnate ai commerciali “sottoposti”.
Struttura per la navigabilità dei dati