LA FATTURAZIONE ELETTRONICA VERSO LA
PUBBLICA AMMINISTRAZIONE
L’OBBLIGO DIVENTA OPPORTUNITÀ
LA NORMATIVA
La pubblicazione del DM 55/2013 conclude l’iter legislativo avviato con la Legge Finanziaria 2008 e rende operativo il regolamento sull’emissione, trasmissione e ricezione delle fatture nei rapporti tra operatori economici ed amministrazioni pubbliche (anche se emesse sotto forma di nota, parcella e simili). Secondo la nuova regolamentazione le pubbliche amministrazioni:
"...sono obbligate a non accettare né a procedere ad alcun pagamento, nemmeno parziale, sino alla ricezione delle fatture in forma elettronica secondo quanto previsto dal decreto".
La regolamentazione è valida non solo per le amministrazioni centrali, ma anche per quelle locali. L’obbligo è in vigore dal 6 giugno 2014 per i Ministeri, Agenzie fiscali e gli enti nazionali di previdenza e assistenza sociale. Per tutti gli altri enti pubblici la scadenza è fissata al 31 marzo 2015.
Per avere maggiori informazioni e risposte ad eventuali dubbi, non esitare a contattarci senza impegno.
Quali sono i soggetti coinvolti?
- Operatori economici: ogni società che vende beni o presta servizi per le Pubbliche Amministrazioni ha l’obbligo di emettere fatture elettroniche e di trasmetterle attraverso il Sistema d'Interscambio (SdI). L’ Operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la fattura elettronica oppure avvalersi di un Intermediario.
- Le Pubbliche Amministrazioni: in un primo tempo le P.A. centrali (Ministeri, Agenzie Fiscali, Enti Nazionali di Previdenza, Scuole ed Università, Aziende ed Enti Sanitari, Enti di Polizia e di Ordine Pubblico, ecc.) e successivamente anche tutte le P.A. locali.
LE REGOLE
Il Decreto, oltre a introdurre l’obbligo della fatturazione in formato digitale verso le pubbliche amministrazioni, fissa le modalità di funzionamento del Sistema di Interscambio (SdI): il sistema informatico che riceve le fatture dei fornitori nel formato corretto (denominato FatturaPA), effettua i relativi controlli e inoltra le fatture alle amministrazioni competenti. Il Sistema di Interscambio non assolve compiti relativi all’archiviazione e conservazione delle fatture. Le regole tecniche per la gestione del processo di fatturazione elettronica verso la P.A. sono esplicitate in appositi allegati del decreto che definiscono il formato della fattura, le regole tecniche per lo scambio con il SdI, le linee guida per la gestione della fattura da parte delle P.A., i codici univoci di identificazione delle amministrazioni pubbliche (Codici IPA ).
Cos’è la fattura elettronica? La fattura elettronica è un file xml elaborato secondo il formato e il tracciato FatturaPA. La FatturaPA deve avere una serie di requisiti fissati dalla normativa e il processo di generazione, trasmissione e ricevimento è vincolato a processi standardizzati.
La procedura di fatturazione
Le operazioni che l’azienda deve svolgere sono:
- Predisporre la FatturaPA - Ogni fattura, o lotto di fatture, costituisce, per il Sistema di Interscambio, un file predisposto secondo il formato della FatturaPA. Il singolo file, oppure più file singoli, possono essere racchiusi in un file compresso, in formato zip, cioè in un file archivio. Dopo aver preparato il file, esso deve essere “nominato” in maniera opportuna affinché possa essere accettato dal Sistema di Interscambio.
- Firmare la FatturaPA - Ogni file FatturaPA trasmesso al Sistema di Interscambio deve essere firmato dal soggetto che emette la fattura tramite un certificato di firma qualificata. La firma è necessaria in quanto garantisce: • l’integrità delle informazioni contenute nella fattura; • l’autenticità dell’emittente. Per dotarsi di un certificato di firma qualificata è necessario rivolgersi a certificatori autorizzati (Elenco sul sito “Agenzia per l'Italia Digitale”).
- Inviare la FatturaPA al sistema di Interscambio (SdI).
- Dopo l’invio della FatturaPA - Colui che emette o trasmette un file FatturaPA ha la possibilità di visionare tutti i file messaggio che documentano lo stato del proprio file presso il Sistema di Interscambio attraverso un’applicazione dedicata disponibile sul sito www.fatturapa.gov.it I messaggi relativi al file emesso o trasmesso possono essere visualizzati direttamente dall'emittente o dal trasmittente utilizzando le proprie credenziali Entratel o Fisconline. Anche gli incaricati possono essere autorizzati ad accedere alle informazioni per conto dei soggetti che rappresentano.
Il processo di fatturazione verso la P.A. se gestito in autonomia può essere oneroso, soprattutto per la verifica della conformità e dell’aderenza alla legge delle proprie operazioni. Esternalizzare la gestione di questo laborioso processo è sicuramente vantaggioso, sempre che ci si affidi a un partner tecnologico affidabile, con anni di esperienza in ambito di fatturazione e gestione digitale di dati e informazioni e una struttura solida alle spalle.
Per avere maggiori informazioni e risposte ad eventuali dubbi, non esitare a contattarci senza impegno.
DA OBBLIGO A OPPORTUNITÀ
LO SCENARIO
Sono circa 5 milioni le imprese italiane, di queste il 40% ha rapporti di fornitura con una Pubblica Amministrazione. Le fatture scambiate con la Pubblica Amministrazione sono 60 milioni per un fatturato totale pari a 135 miliardi.
Il costo per il trattamento di una fattura cartacea (dalla produzione alla distruzione) per le imprese europee è stimato tra i 10 e i 50 euro; in particolare alcuni studi hanno individuato con maggiore precisione che è compreso tra 23 euro (studio Arthur D.Little del 2001) e 27 euro (studio BVA del 2002).
In questo contesto, l’introduzione di una normativa che prevede la digitalizzazione del processo di fatturazione verso la Pubblica Amministrazione può portare grandi benefici al sistema italiano, partendo innanzitutto dall’annoso problema dei mancati pagamenti delle forniture da parte delle amministrazioni pubbliche sino ad arrivare alle inefficienze e ai costi (diretti e indiretti) sempre più elevati legati alle attività di fatturazione.
La normativa introduce un obbligo che, se visto in prospettiva, porta a una grande opportunità. L’implementazione di modello di lavoro che prevede la digitalizzazione delle fatture permette di ottenere sin da subito vantaggi concreti sia in termini di risparmio economico sia in termini di recupero di efficienza.
Recenti studi realizzati dal Politecnico di Milano hanno evidenziato come eliminando la modalità cartacea di fatturazione si arrivi a un risparmio sull’intero processo pari all’80% grazie all’eliminazione dei costi del materiale (carta, buste, bolli), di distribuzione, di distruzione e di archiviazione.
Oltre al risparmio entra in gioco anche una maggiore efficienza nelle attività quotidiane: le attività manuali sono ridotte, il tempo per l’archiviazione e la ricerca delle fatture (anche in caso di controlli fiscali) diminuisce drasticamente, si evitano ritardi legati alla ritardata/mancata consegna delle fatture cartacee e le fatture possono essere messe a disposizione delle varie aree aziendali che ne abbiano la necessità senza necessità di recarsi fisicamente nell’archivio. I contenziosi derivanti da errori di fatturazione sono abbattuti e c’è un’integrazione diretta con la gestione amministrativa di pagamenti e incassi.
La conservazione digitale consente rendere disponibili nel tempo i documenti nella loro integrità e autenticità in modo garantito. Rappresenta una modalità di conservazione più affidabile, moderna e sicura rispetto alla carta e permette di mantenere la validità sia fiscale che legale dei documenti.
CONCLUSIONI
La fatturazione elettronica verso la P.A. è il primo banco di prova per l’azienda che voglia adottare la digitalizzazione dei processi amministrativi di fatturazione per tutte le forniture, non solo quelle relative a rapporti con enti pubblici. La digitalizzazione dei documenti (fatture, ma non solo) è un approccio che, visti i notevoli vantaggi, si sta diffondendo nelle aziende e sempre più si diffonderà, grazie anche all’avvento del web e di soluzioni che consentono attraverso un semplice collegamento Internet di accedere al proprio archivio aziendale dove sono conservati tutti i documenti aziendali in tutta sicurezza.
LA SOLUZIONE?
Per avere maggiori informazioni e risposte ad eventuali dubbi, non esitare a contattarci senza impegno.
